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¡Saludos, estimados colegas!
¡Gracias por visitar nuestra página de Internet! Como todos saben, es vasta la información acerca de los Programas de Acción Afirmativa que existe en la red de Internet. Sin embargo, son muy frecuentes las solicitudes de información pertinente y específica en español que recibimos en nuestras oficinas. A continuación incluyo las preguntas más frecuentes relacionadas con la Orden Ejecutiva 11246 de 1964, la Ley de Asistencia a la Readaptación de Veteranos de la Era de Vietnam (VEERAA, por sus siglas en inglés) de 1974 y la Sección 503 de la Ley de Rehabilitación de 1973, regulaciones relacionados con los Programas de Acción Afirmativa para Mujeres, Minorías, Veteranos y Personas con Impedimentos, respectivamente. Si hay alguna pregunta que a usted le gustaría sea contestada en esta sección, no dude en contactarnos con su petición. Intentaremos incluir todas las inquietudes que entendamos sean beneficiosas para la comunidad de profesionales de Recursos Humanos. ¡Le agradecemos la oportunidad de servirles! |
Janice Monge, MBA SrCAAP
Presidenta y Consultora Senior
Affirmative Consulting Group
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Preguntas Frecuentes ¡en español!
Parte I. Orden Ejecutiva 11246
Programa de Acción Afirmativa para Mujeres y Minorías
1. ¿Qué empresas tienen que cumplir con Acción Afirmativa para mujeres?
Hay varias categorías de contratistas federales sujetos a la Orden Ejecutiva 11246 de 1964 y que deben realizar y mantener Programas de Acción Afirmativa para Mujeres y Minorías anualmente. Veamos:
Contratistas Federales:
Empresas u organizaciones privadas (localizadas en los Estados Unidos y/o territorios) que tienen más de $50,000 dólares en contratos directos con el gobierno federal de los Estados Unidos y que cuentan con más de 50 empleados.
Sub Contratistas Federales:
Empresas u organizaciones privadas (localizadas en los Estados Unidos y/o territorios) que suplen productos y/o servicios a otras empresas que son contratistas federales directos. Si la suma de todos los contratos es igual o mayor a $50,000 dólares en un período de 12 meses o esperan que así sea, y esas empresas cuentan con más de 50 empleados, entonces están sujetos al requisito del Programa de Acción Afirmativa, según la Orden Ejecutiva 11246.
Empresas de Construcción:
Empresas de Construcción (localizadas en los Estados Unidos y/o territorios) que tienen contratos o subcontratos federales por más de $50,000 y que tienen 50 empleados o más. En esta categoría pueden aplicar otros requisitos por lo que se aconseja asesoría legal para validar esta información.
Empresas que manejan Fondos Federales de los EEUU:
Si el empleador es depositario de Fondos Federales en cualquier cantidad o es una Institución Financiera o Bancaria que ejerce como agente pagador o emisor de Bonos, US Savings Bonds o Savings Notes, en cualquier cantidad, también está sujeto a la Orden Ejecutiva 11246 en caso de tener 50 empleados o más.
Además, empresas con múltiples facilidades en diferentes partes de los Estados Unidos podrían considerarse contratistas o subcontratistas federales si alguna de las facilidades hermanas, o la corporación superior tienen contratos o subcontratos con el gobierno federal. En otras palabras, si la subsidiaria para la cual laboras, no tiene contratos directos con el gobierno federal, podría estar sujeto a la Orden Ejecutiva 11246 si alguna de las demás subsidiarias afiliadas tiene contratos o subcontratos federales. En este caso recomendamos que nos llames para facilitarte más información o llama a la oficina local de la OFCCP o al abogado laboral de tu empresa.
La OFCCP provee un adiestramiento en línea gratuito acerca de la jurisdicción de la Orden Ejecutiva 11246 con ejemplos específicos y casos especiales que podrían aclarar tus dudas. La presentación es un documento público y está disponible en nuestras oficinas para libre distribución. Además, hemos desarrollado una forma que le ayudará a determinar simple y eficazmente si su empresa debe cumplir con cualquiera de las regulaciones de Acción Afirmativa. Esta forma será de gran ayuda para utilizarla durante una consulta con su asesor legal. Llámenos para una orientación gratuita.
NOTA IMPORTANTE: Si su organización tiene contratos con el gobierno federal que sobrepasan los $50,000 dólares en un período de 12 meses o espera que así será, y NO tiene más de 50 empleados, su organización deberá cumplir con otros requisitos importantes (aunque no tenga la obligación de realizar Programas de Acción Afirmativa). Su organización podría ser auditada. Consulte con nosotros o con su asesor legal.
Para más información Oprima el siguiente enlace para acceder a la página de la agencia reguladora la OFCCP webpage: Umbrales Jurisdiccionales, o visite la página informativa oficial: https://www.dol.gov/agencies/ofccp/jurisdictional-thresholds
2. Para cumplir el requisito de los 50 o más empleados, ¿cuentan los empleados temporeros?
Si los empleados temporeros son contratados directamente por el contratista o subcontratista federal, entonces sí cuentan para el requisito de 50 empleados o más. Por ejemplo, si el contratista/subcontratista tiene 30 empleados regulares y 20 temporeros, entonces tiene 50 empleados para efectos de la aplicabilidad de Acción Afirmativa. Ahora bien, si esos empleados temporeros son contratados a través de una agencia de empleos temporeros, entonces NO cuentan como empleados para efectos de la regulación. Por ejemplo, si una empresa tiene 30 empleados regulares y 20 empleados temporeros contratados a través de una agencia de empleos, entonces el patrono NO tiene más 50 empleados y no tiene que realizar Programas de Acción Afirmativa para mujeres y minorías anualmente.
3. Mi empresa firmó un contrato con el gobierno federal, pero el contrato no estipula que tenemos que cumplir con el Programa de Acción Afirmativa. ¿Estamos obligados a realizar y mantener Programas de Acción Afirmativa?
Sí. Si la empresa u organización cumple los criterios aplicables debe realizar Programas de Acción Afirmativa para Mujeres y Minorías anualmente aunque este requisito no aparezca en el contrato federal.
4. Mi empresa es contratista federal y se encuentra localizada en Puerto Rico. ¿Estamos obligados a realizar Programas de Acción Afirmativa para Minorías?
A las empresas en Puerto Rico NO se les requiere un Programa de Acción Afirmativa para minorías. Más del 98% de la población en Puerto Rico está compuesto por Hispanos -de acuerdo con la definición de "Hispano-latino" provista por la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo Federal. En Puerto Rico no hay un grupo No-hispano que sobrepase el 2% de la población, por lo tanto no existe un grupo minoritario que requiera un monitoreo estadístico. Empresas en las Islas Vírgenes de los Estados Unidos, sí deben realizar Programas de Acción Afirmativa para Minorías.
Sin embargo, a las organizaciones localizadas en Puerto Rico, se les requiere un Programa de Acción Afirmativa para Mujeres, Veteranos Protegidos y Personas con Discapacidad.
5. Mi empresa tiene más del 60% de mujeres y minorías en nómina. ¿Tengo que realizar y mantener Programas de Acción Afirmativa?
Sí. Si la empresa cumple con los requisitos aplicables, debe realizar y mantener Programas de Acción Afirmativa aunque tenga una gran cantidad de mujeres y minorías en nómina.
6. ¿Me pueden auditar los Programas de Acción Afirmativa?
Si. El gobierno federal de los Estados Unidos tiene una oficina llamada Office of Federal Contract Compliance Program (Oficina para el Cumplimiento de Contratos Federales) adscrita al Departamento del Trabajo Federal, que audita periódicamente a los contratistas y subcontratistas federales en el cumplimiento de las leyes aplicables.
7. ¿Qué pasaría si la OFCCP me audita y no estoy en cumplimiento o no tengo Programas de Acción Afirmativa?
El no estar en cumplimiento resulta muy oneroso para los patronos o empleadores. Las consecuencias son varias y dependen de muchos factores pero pueden ir desde multas e indemnización a empleados afectados por prácticas discriminatorias hasta cancelación de los contratos o subcontratos federales.
8. Mi empresa es una subsidiaria en Puerto Rico que reporta a una corporación con sede en los Estados Unidos y la corporación me realiza los Programas de Acción Afirmativa. De haber una auditoría, ¿Quién tiene que responder por ella?
El establecimiento que reciba la auditoría debe responder por ella. El equipo de Recursos Humanos a nivel local debe asegurarse de que se estén cumpliendo todos los requisitos de los Programas de Acción Afirmativa. Vea la pregunta número 12 para corroborar que en efecto estén cumpliendo con todos los requisitos.
9. ¿Qué es el sistema E-Verify?
E-Verify es una herramienta electrónica de acceso gratuito para los patronos que es administrada por el Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos. El sistema funciona para corroborar la identidad y elegibilidad de trabajo en los EEUU. Su uso es obligatorio para los contratistas o subcontratistas federales. Solo aplica a contratistas que tengan el requisito incluido en el contrato o subcontrato federal. Su carácter obligatorio comenzó en septiembre de 2009.
10. ¿En qué consisten los Programas de Acción Afirmativa para Mujeres y Minorías?
Los Programas de Acción Afirmativa consisten en una serie de procesos y procedimientos para garantizar la igualdad de oportunidades en el empleo a todos los empleados. Incluye el análisis estadísticos de manera periódica que tienen como objetivo detectar patrones de discriminación en las decisiones gerenciales y de recursos humanos. En primer lugar se corrobora que la participación de mujeres y minorías es la adecuada según los parámetros establecidos por la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo Federal. Además se corrobora que las decisiones de reclutamiento y selección sean equitativas, se realizan análisis para detectar discriminación sistemática y se analizan aspectos discriminatorios en el proceso de otorgación de compensación y beneficios. Se analiza el proceso de reclutamiento y selección así como los traslados, ascensos, descensos, terminaciones, adiestramientos, evaluaciones de desempeño y otras actividades y decisiones gerenciales relacionadas.
Luego de realizados los análisis estadísticos, se realiza un plan de acción anualizado que pretende corregir deficiencias encontradas y garantizar la igualdad en el ambiente laboral. Se documentan acciones concretas para evitar la discriminación y planes de acción correctivos para eliminar el impacto contra los grupos protegidos.
Hay varias categorías de contratistas federales sujetos a la Orden Ejecutiva 11246 de 1964 y que deben realizar y mantener Programas de Acción Afirmativa para Mujeres y Minorías anualmente. Veamos:
Contratistas Federales:
Empresas u organizaciones privadas (localizadas en los Estados Unidos y/o territorios) que tienen más de $50,000 dólares en contratos directos con el gobierno federal de los Estados Unidos y que cuentan con más de 50 empleados.
Sub Contratistas Federales:
Empresas u organizaciones privadas (localizadas en los Estados Unidos y/o territorios) que suplen productos y/o servicios a otras empresas que son contratistas federales directos. Si la suma de todos los contratos es igual o mayor a $50,000 dólares en un período de 12 meses o esperan que así sea, y esas empresas cuentan con más de 50 empleados, entonces están sujetos al requisito del Programa de Acción Afirmativa, según la Orden Ejecutiva 11246.
Empresas de Construcción:
Empresas de Construcción (localizadas en los Estados Unidos y/o territorios) que tienen contratos o subcontratos federales por más de $50,000 y que tienen 50 empleados o más. En esta categoría pueden aplicar otros requisitos por lo que se aconseja asesoría legal para validar esta información.
Empresas que manejan Fondos Federales de los EEUU:
Si el empleador es depositario de Fondos Federales en cualquier cantidad o es una Institución Financiera o Bancaria que ejerce como agente pagador o emisor de Bonos, US Savings Bonds o Savings Notes, en cualquier cantidad, también está sujeto a la Orden Ejecutiva 11246 en caso de tener 50 empleados o más.
Además, empresas con múltiples facilidades en diferentes partes de los Estados Unidos podrían considerarse contratistas o subcontratistas federales si alguna de las facilidades hermanas, o la corporación superior tienen contratos o subcontratos con el gobierno federal. En otras palabras, si la subsidiaria para la cual laboras, no tiene contratos directos con el gobierno federal, podría estar sujeto a la Orden Ejecutiva 11246 si alguna de las demás subsidiarias afiliadas tiene contratos o subcontratos federales. En este caso recomendamos que nos llames para facilitarte más información o llama a la oficina local de la OFCCP o al abogado laboral de tu empresa.
La OFCCP provee un adiestramiento en línea gratuito acerca de la jurisdicción de la Orden Ejecutiva 11246 con ejemplos específicos y casos especiales que podrían aclarar tus dudas. La presentación es un documento público y está disponible en nuestras oficinas para libre distribución. Además, hemos desarrollado una forma que le ayudará a determinar simple y eficazmente si su empresa debe cumplir con cualquiera de las regulaciones de Acción Afirmativa. Esta forma será de gran ayuda para utilizarla durante una consulta con su asesor legal. Llámenos para una orientación gratuita.
NOTA IMPORTANTE: Si su organización tiene contratos con el gobierno federal que sobrepasan los $50,000 dólares en un período de 12 meses o espera que así será, y NO tiene más de 50 empleados, su organización deberá cumplir con otros requisitos importantes (aunque no tenga la obligación de realizar Programas de Acción Afirmativa). Su organización podría ser auditada. Consulte con nosotros o con su asesor legal.
Para más información Oprima el siguiente enlace para acceder a la página de la agencia reguladora la OFCCP webpage: Umbrales Jurisdiccionales, o visite la página informativa oficial: https://www.dol.gov/agencies/ofccp/jurisdictional-thresholds
2. Para cumplir el requisito de los 50 o más empleados, ¿cuentan los empleados temporeros?
Si los empleados temporeros son contratados directamente por el contratista o subcontratista federal, entonces sí cuentan para el requisito de 50 empleados o más. Por ejemplo, si el contratista/subcontratista tiene 30 empleados regulares y 20 temporeros, entonces tiene 50 empleados para efectos de la aplicabilidad de Acción Afirmativa. Ahora bien, si esos empleados temporeros son contratados a través de una agencia de empleos temporeros, entonces NO cuentan como empleados para efectos de la regulación. Por ejemplo, si una empresa tiene 30 empleados regulares y 20 empleados temporeros contratados a través de una agencia de empleos, entonces el patrono NO tiene más 50 empleados y no tiene que realizar Programas de Acción Afirmativa para mujeres y minorías anualmente.
3. Mi empresa firmó un contrato con el gobierno federal, pero el contrato no estipula que tenemos que cumplir con el Programa de Acción Afirmativa. ¿Estamos obligados a realizar y mantener Programas de Acción Afirmativa?
Sí. Si la empresa u organización cumple los criterios aplicables debe realizar Programas de Acción Afirmativa para Mujeres y Minorías anualmente aunque este requisito no aparezca en el contrato federal.
4. Mi empresa es contratista federal y se encuentra localizada en Puerto Rico. ¿Estamos obligados a realizar Programas de Acción Afirmativa para Minorías?
A las empresas en Puerto Rico NO se les requiere un Programa de Acción Afirmativa para minorías. Más del 98% de la población en Puerto Rico está compuesto por Hispanos -de acuerdo con la definición de "Hispano-latino" provista por la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo Federal. En Puerto Rico no hay un grupo No-hispano que sobrepase el 2% de la población, por lo tanto no existe un grupo minoritario que requiera un monitoreo estadístico. Empresas en las Islas Vírgenes de los Estados Unidos, sí deben realizar Programas de Acción Afirmativa para Minorías.
Sin embargo, a las organizaciones localizadas en Puerto Rico, se les requiere un Programa de Acción Afirmativa para Mujeres, Veteranos Protegidos y Personas con Discapacidad.
5. Mi empresa tiene más del 60% de mujeres y minorías en nómina. ¿Tengo que realizar y mantener Programas de Acción Afirmativa?
Sí. Si la empresa cumple con los requisitos aplicables, debe realizar y mantener Programas de Acción Afirmativa aunque tenga una gran cantidad de mujeres y minorías en nómina.
6. ¿Me pueden auditar los Programas de Acción Afirmativa?
Si. El gobierno federal de los Estados Unidos tiene una oficina llamada Office of Federal Contract Compliance Program (Oficina para el Cumplimiento de Contratos Federales) adscrita al Departamento del Trabajo Federal, que audita periódicamente a los contratistas y subcontratistas federales en el cumplimiento de las leyes aplicables.
7. ¿Qué pasaría si la OFCCP me audita y no estoy en cumplimiento o no tengo Programas de Acción Afirmativa?
El no estar en cumplimiento resulta muy oneroso para los patronos o empleadores. Las consecuencias son varias y dependen de muchos factores pero pueden ir desde multas e indemnización a empleados afectados por prácticas discriminatorias hasta cancelación de los contratos o subcontratos federales.
8. Mi empresa es una subsidiaria en Puerto Rico que reporta a una corporación con sede en los Estados Unidos y la corporación me realiza los Programas de Acción Afirmativa. De haber una auditoría, ¿Quién tiene que responder por ella?
El establecimiento que reciba la auditoría debe responder por ella. El equipo de Recursos Humanos a nivel local debe asegurarse de que se estén cumpliendo todos los requisitos de los Programas de Acción Afirmativa. Vea la pregunta número 12 para corroborar que en efecto estén cumpliendo con todos los requisitos.
9. ¿Qué es el sistema E-Verify?
E-Verify es una herramienta electrónica de acceso gratuito para los patronos que es administrada por el Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos. El sistema funciona para corroborar la identidad y elegibilidad de trabajo en los EEUU. Su uso es obligatorio para los contratistas o subcontratistas federales. Solo aplica a contratistas que tengan el requisito incluido en el contrato o subcontrato federal. Su carácter obligatorio comenzó en septiembre de 2009.
10. ¿En qué consisten los Programas de Acción Afirmativa para Mujeres y Minorías?
Los Programas de Acción Afirmativa consisten en una serie de procesos y procedimientos para garantizar la igualdad de oportunidades en el empleo a todos los empleados. Incluye el análisis estadísticos de manera periódica que tienen como objetivo detectar patrones de discriminación en las decisiones gerenciales y de recursos humanos. En primer lugar se corrobora que la participación de mujeres y minorías es la adecuada según los parámetros establecidos por la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo Federal. Además se corrobora que las decisiones de reclutamiento y selección sean equitativas, se realizan análisis para detectar discriminación sistemática y se analizan aspectos discriminatorios en el proceso de otorgación de compensación y beneficios. Se analiza el proceso de reclutamiento y selección así como los traslados, ascensos, descensos, terminaciones, adiestramientos, evaluaciones de desempeño y otras actividades y decisiones gerenciales relacionadas.
Luego de realizados los análisis estadísticos, se realiza un plan de acción anualizado que pretende corregir deficiencias encontradas y garantizar la igualdad en el ambiente laboral. Se documentan acciones concretas para evitar la discriminación y planes de acción correctivos para eliminar el impacto contra los grupos protegidos.
11. ¿Qué información necesito para preparar un Programa de Acción Afirmativa?
A continuación una lista de la información requerida para comenzar:
I. Plantilla (headcount) de todos los empleados activos a la fecha del corte de data (fecha seleccionada por el patrono). Esto es lo que yo llamo la “fotografía” de la empresa a una fecha determinada. Debe ser un documento en el programa Microsoft Excel (o equivalente) que contenga al menos la siguiente información: Nombre y apellido(s) de cada empleado activo (al día del corte de data), número del empleado, departamento, supervisor, título del puesto, género, raza, salario anual, clasificación del FLSA (exento o no exento) y grado salarial (si aplica). Se sugiere incluir la fecha de reclutamiento original, fecha del último ascenso, resultado de la última evaluación de desempeño y la clasificación como Veterano o Persona con Discapacidad/Impedimento.
II. Transacciones de personal: Es un listado de cada una de las transacciones ocurridas durante los pasados 365 días previos a la fecha del corte de la data. Incluye el listado de los solicitantes a empleo, listado de reclutados, ascensos, descensos, transferencias, terminaciones y adiestramientos de todo el año previo al corte de data. Para cada una de las transacciones debemos incluir al menos la siguiente información: Nombre y apellido del empleado/solicitante, género, raza, fecha de la transacción, título del puesto, departamento y clasificación del FLSA (exento o no exento).
III. Data estadística que provea la disponibilidad de mujeres y minorías distribuida por grupo ocupacional y género. Esta información generalmente es provista por un informe especial del Censo de los Estados Unidos o el Departamento del Trabajo. Se requiere utilizar la data más actualizada y precisa que esté disponible al momento del corte de la data. Es importante señalar que las estadísticas que agrupan a todos los estados de los Estados Unidos NO incluyen la data para Puerto Rico y las Islas Vírgenes. Es decir, NO se puede utilizar la data de Estados Unidos para los Programas de Acción Afirmativa de Puerto Rico y las Islas Vírgenes. Para estos territorios existe un documento especial provisto por el Censo (EEO TABULATION-Data for Puerto Rico) o se pueden utilizar informes del Departamento del Trabajo de la localidad. Contáctenos si necesita asistencia. Podríamos facilitarle los documentos gratuitamente por vía electrónica si los solicita.
IV. Listado y especificaciones de las Categorías Ocupacionales de la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo. Este documento está disponible en nuestra oficina. Contáctenos si necesita una copia, con mucho gusto se la haremos llegar.
Con esta información se procede a realizar los análisis estadísticos requeridos por ley.
12. ¿Qué tenemos que hacer para cumplir con los Programas de Acción Afirmativa de Mujeres y Minorías?
En nuestra oficina trabajamos los aspectos de cumplimiento en 10 pasos básicos. Estos son:
I. Realizar y mantener anualmente los Programas de Acción Afirmativa (AAP por sus siglas en inglés) conforme a la Orden Ejecutiva 11246.
II. Diseminar la política de Igualdad de Oportunidades en el Empleo y Acción Afirmativa a los empleados, subcontratistas, agencias de empleo y público en general.
III. Cada vez que exista un puesto vacante, publicar el anuncio en el Sistema de Prestación de Servicios de Empleo (Employment Service Delivery System) de la localidad del patrono Ver mapa: (https://circaworks.com/esds-map/) o notificar a las tres agencias obligatorias que son: El Departamento del Trabajo, Oficina de Administración de Veteranos y Departamento de Rehabilitación Vocacional de la localidad. A este requisito se le conoce como Mandatory Job Listing. En el caso de puestos vacantes que estén bajo meta del AAP, enviar notificación de vacante a otras entidades como: Oficina de colocaciones de universidades o institutos técnicos locales, oficinas de empleos gubernamentales y organizaciones sin fines de lucro.
IV. Monitoreo de las Metas y objetivos del AAP. Documentar todos los esfuerzos realizados y mantener esta evidencia disponible para inspección.
V. Realizar auditorías internas de cumplimiento. Recomendamos auditar periódicamente los siguientes aspectos:
a. Formas I-9 de Inmigración y uso del sistema E-Verify
b. Proceso y documentación de Acomodos Razonables conforme a la ley de Americanos con Discapacidades (ADA por sus siglas en Inglés)
c. Planta física conforme a las especificaciones de ADA
d. Cartas y Notificaciones: Diseminación interna de la política y notificaciones a las agencias obligatorias (Mandatory Job Listings)
e. Evaluar procesos de reclutamiento y selección: Ejemplo: Auditar las notas de entrevistas y asegurarse de cumplir con el proceso para el manejo de solicitudes en línea que exige la regulación, entre otros aspectos.
f. Evaluar documentación de licencias por maternidad.
g. Inspección de la sala de Lactancia, si es requerida.
h. Actualización de Descripciones de Puestos
i. Anuncios en los periódicos de distribución estatal o nacional. Todos los anuncios de reclutamiento deben tener la cláusula de la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo y Acción Afirmativa. “Patrono con Igualdad de Oportunidades para Mujeres, Minorías, Veteranos y Personas con Impedimentos”
j. Corroborar que está incluido el cintillo de la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo en los contratos y órdenes de compra, solicitudes de empleo, sitios de la Internet, publicaciones internas, entre otros.
VI. Rendir la forma Vets-4212 y la Forma EEO-1 (EEO1 Report/Survey) en o antes del 30 de septiembre de todos los años.
NOTA Importante acerca del EEO-1 Survey o EEO-1 Report:
Las empresas en Puerto Rico y las Islas Vírgenes NO tienen que rendir este informe.
Para más información visite el Federal Contract Compliance Manual, sección del EEO-1 Report en el siguiente enlace:
www.dol.gov/agencies/ofccp/manual/fccm/4b-pre-desk-audit-actions/4b04-retrieval-eeo-1-reports
VII. Utilizar el sistema E-Verify si es requerido por el contrato federal.
VIII. Realizar un análisis de compensación por género anualmente.
IX. Realizar adiestramientos anuales dirigidos a la gerencia y mantener evidencia (minutas) de las reuniones. Entre los temas obligatorios se encuentran: Hostigamiento Sexual en el Empleo, Igualdad de Oportunidades en el Empleo y las Responsabilidades de los Gerentes con el Programa de Acción Afirmativa. En algunos estados o territorios incluye el Protocolo para el Manejo de Casos de Violencia Doméstica en el Empleo. Se recomienda adiestrar a los supervisores que realicen entrevistas a solicitantes para alertarlos acerca de las preguntas que están prohibidas en las entrevistas de empleo, el proceso de reclutamiento y la documentación requerida por ley.
X. Informar a la alta gerencia acerca de la implementación, progreso y metas del Programa de Acción Afirmativa. Las notificaciones deben hacerse por lo menos dos veces al año.
13. ¿Qué es la Orden Ejecutiva 13496?
El Departamento del Trabajo Federal publicó una Regla Final relacionada a la Notificación de los Derechos de los Empleados con respecto a la Ley Nacional de Relaciones del Trabajo. En ella se les exige a los contratistas federales publicar el afiche informativo que contiene una lista de los derechos y responsabilidades de los empleados con respecto a la Ley Nacional de Relaciones del Trabajo. Este requisito aplica a los patronos que firmaron o renovaron contratos federales con este requisito a partir del 10 de junio de 2010. Este aspecto de cumplimiento no es parte de los programas de acción afirmativa, sin embargo, las agencias reguladoras podrían auditar el cumplimiento de esta regla y los aspectos de cumplimiento de esta orden ejecutiva. Para más información Oprima Aquí.
Parte II
Sección 503 - Acta de Rehabilitación del 1973, según enmendada
Programa de Acción Afirmativa para Trabajadores con Discapacidad
1. ¿Qué empresas están sujetas a la Sección 503 del Acta de Rehabilitación?
La sección 503 del Acta de Rehabilitación le aplica a organizaciones que tienen contratos con el gobierno federal, o que suplen productos y/o servicios a contratistas federales por una cantidad de $10,000 o más en un período de 12 meses. Si la empresa tiene más de 50 empleados, le aplicaría además, el requisito de desarrollar (por escrito), mantener y actualizar anualmente un Programa de Acción Afirmativa para Personas con Discapacidad.
2. ¿Cuáles fueron los cambios a esta regulación, efectivos al 24 de marzo de 2014?
En primer término tenemos cambios en algunas definiciones. Ahora la definición de "Persona con Discapacidad o Impedimento" está atemperada a la misma definición de la Ley de Americanos con Discapacidad"
Los demás cambios fueron significativos. A continuación una lista de los más importantes requisitos de los Programas de Acción Afirmativa para Personas con Discapacidad:
a. Invitación Voluntaria para Personas con Discapacidad: Los patronos deberán invitar a los solicitantes y empleados(as) a identificarse como persona con discapacidad. Esta invitación debe hacerse a todos los solicitantes a empleo en el proceso de pre-oferta y luego de una oferta de empleo. Durante los primeros meses de la regulación, se deberá realizar una invitación a TODOS los empleados activos para que se identifiquen voluntariamente como Trabajadores con Discapacidad. Todos los años, el patrono deberá enviar un recordatorio a los empleados, para que se identifiquen como persona con discapacidad, si no lo han hecho anteriormente. Cada 5 años el patrono deberá repetir la invitación a todos los empleados. Se deberá utilizar la forma oficial aprobada por la Oficina de Manejo y Presupuesto Federal. El patrono deberá manejar esta información de forma confidencial.
b. Acomodos Razonables: Si un solicitante se identifica como persona con discapacidad, el patrono debe explorar si un acomodo razonable es necesario. El patrono está obligado a proveer acomodo razonable a un candidato o empleado para que este pueda hacer las funciones esenciales del puesto, a menos que sea oneroso para el patrono.
c. Política de Igualdad de Oportunidades: La política de Igualdad de Oportunidades en el Empleo deberá incluirse en el Programa de Acción Afirmativa. Deberá recibir la aprobación y el apoyo del más alto ejecutivo de la organización.
d. Revisión periódica de los Requisitos Físicos y Mentales de los Puestos de Trabajo : Los requisitos de los puestos deben ser justos y razonables, se debe prestar justa consideración de los requisitos para los puestos y tenerlos en cuenta al considerar a las personas con discapacidad. Estos requisitos deben revisarse de forma periódica.
e.Política contra el Hostigamiento en el Empleo: El patrono deberá implementar políticas y procedimientos para garantizar la igualdad, proveer un ambiente de trabajo libre de hostigamiento contra las personas con discapacidad.
f. Esfuerzos de Búsqueda y Reclutamiento de Trabajadores con Discapacidad: El contratista o subcontratista federal, deberá anualmente realizar esfuerzos para buscar y reclutar trabajadores con discapacidad. El patrono deberá evaluarse o auditarse anualmente para asegurarse que estos esfuerzos están siendo efectivos.
g. Diseminar la Política de Igualdad de Oportunidades. El patrono deberá enviar por escrito una notificación a sus suplidores (vendors) o subcontratistas, para informarles acerca de la Política de Igualdad de Oportunidades e informarles de sus responsabilidades como suplidores/subcontratistas. Además, el patrono deberá enviar la política de Igualdad de Oportunidades en el Empleo a sus empleados, aspirantes a empleo y representantes u oficiales de la unión de trabajadores (si aplica), agencias de empleo, reclutadores externos y público en general.
h. Adiestramientos: Realizar adiestramientos anuales a los gerentes, supervisores y reclutadores, acerca de la política de igualdad y las responsabilidades de cumplimiento.
i. Establecimiento de METAS para Trabajadores con Discapacidad: A partir del nuevo período de Acción Afirmativa luego del cambio en regulación, los patronos deberán establecer una meta de 7% de Trabajadores con Discapacidad en la fuerza trabajadora- en caso de tener menos de 100 empleados, ó 7% de Trabajadores con Discapacidad para cada grupo de trabajo ("job group" conforme a la Orden Ejecutiva 11246) para organizaciones de más de 100 empleados.
j. Nuevo requisito de recolección de información (Data collection Requirement): El patrono deberá mantener registro de: número de solicitantes a empleo internos y externos, número de empleados y aspirantes a empleo que se identificaron como Persona con Discapacidad utilizando la forma provista, total de vacantes abiertas (requisiciones), total de vacantes llenadas (jobs filled), total de vacantes llenas utilizando personal interno (a través de promociones, transferencias, descensos, re-asignaciones, re-localizaciones, etc.), total de solicitantes reclutados (internos y externos), entre otros requisitos. Esta información deberá mantenerse por 3 años.
k. Nuevo cintillo en las órdenes de compra: Cada contratistas/ subcontratista deberá añadir a la orden de compra la siguiente frase (utilizando negrillas):
“Cada contratista debe cumplir con la cláusula 41 CFR 60-1.4 de Igualdad de Oportunidad en el Empleo, sección 202 de la Orden Ejecutiva 11246, según enmendada; y, las cláusulas 41 CFR 60-300.5(a) y 41 CFR 60-741.5(a) relacionadas con Acción Afirmativa para Mujeres, Minorías, Veteranos Protegidos y Personas con Discapacidades. Esta regulación prohíbe la discriminación contra los grupos protegidos mencionados y requiere Acción Afirmativa a los contratistas y subcontratistas federales para emplear y ascender en el empleo a los individuos protegidos calificados. Para más información contacte a la Oficina para el Cumplimiento de Contratos Federales del Departamento de Trabajo Federal (OFCCP).”
l. Eliminar abreviaturas del cintillo de los anuncios en el periódico: Cada publicación de vacantes externa deberá tener el cintillo de Igualdad de Oportunidades en el Empleo sin abreviar. Recomendamos el siguiente cintillo:
“Somos un patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo y tomamos acción afirmativa para reclutar a Mujeres, Minorías, Veteranos Protegidos y Personas con Impedimentos.”
(Este cintillo se utiliza para los patronos que deben cumplir con todos los Programas de Acción Afirmativa. Deberá utilizar el cintillo requerido de acuerdo a las obligaciones de cada patrono).
Para más información acerca de las obligaciones de la Sección 503, visite la página de la agencia reguladora www.dol.gov/ofccp/
Parte III
VEVRAA- Vietnam Era Veteran's Readjustment Assistance Act of 1974
Programa de Acción Afirmativa para Veteranos Protegidos
1. ¿Qué empresas están sujetas al cumplimiento de VEVRAA?
Los cambios a la regulación VEVRAA le aplican a organizaciones que tienen contratos con el gobierno federal, o que suplen productos y/o servicios a contratistas federales por una cantidad de $100,000 o más en un período de 12 meses. Si la empresa tiene más de 50 empleados, le aplicaría además, el requisito de desarrollar (por escrito), mantener y actualizar anualmente un Programa de Acción Afirmativa para Veteranos Protegidos.
2. ¿Cuáles fueron los cambios a esta regulación, efectivos al 24 de marzo de 2014?
En primer término tenemos cambios en algunas definiciones. Ahora podemos agrupar a todos los veteranos protegidos bajo VEVRAA utilizando el término "Veteranos Protegidos". Los veteranos protegidos son:
· Un "veterano discapacitado" es uno de los siguientes: un veterano de las fuerzas terrestres, navales o aéreas del servicio militar de los EE.UU. que tenga derecho a una indemnización (o quién, exceptuando si recibe pago de retiro militar, tendría derecho a una compensación), bajo las leyes administradas por el Secretario de Asuntos del Veterano; o una persona que fue dado de baja del servicio activo debido a una discapacidad relacionada con este servicio.
· Un "veterano recientemente separado" significa cualquier veterano durante el período de tres años, comenzando a partir de la fecha en que dicho veterano fue dado de baja o licenciado del servicio activo terrestre, naval o aéreo del servicio militar de los EE.UU.
· Un "veterano en servicio activo durante tiempos de guerra o con insignia de campaña" significa un veterano que haya estado en el servicio activo terrestre, naval o aéreo del servicio militar de los EE.UU., durante una guerra o en una campaña o expedición para la cual una insignia de campaña (“campaign badge”) haya sido autorizada bajo a las leyes administradas por el Departamento de Defensa.
· Un "veterano de las Fuerzas Armadas con medallas de servicio", significa un veterano que, mientras se encontraba en el servicio activo terrestre, naval o aéreo del servicio militar de los EE.UU, participó en una operación militar de los Estados Unidos en la cual le fue otorgado una medalla de servicio de las Fuerzas Armadas, en conformidad con la Orden Ejecutiva 12985.
Los demás cambios fueron significativos. A continuación una lista de los más importantes requisitos de los Programas de Acción Afirmativa para Veteranos Protegidos.
a. Invitación Voluntaria para Veteranos Protegidos: Los patronos deberán invitar a los solicitantes y empleados(as) a identificarse como "veterano protegido". Esta invitación debe hacerse a todos los solicitantes a empleo en el proceso de pre-oferta y luego de una oferta de empleo. Durante los primeros meses de la regulación, se deberá realizar una invitación a TODOS los empleados activos para que se identifiquen voluntariamente como Veteranos o Veteranas. Todos los años, el patrono deberá enviar un recordatorio a los empleados, para que se identifiquen como veterano(a) protegido(a), si no lo han hecho anteriormente. Cada 5 años el patrono deberá repetir la invitación a todos los empleados. Se deberá utilizar la forma oficial provista en uno de los anejos de la nueva regulación. El patrono deberá manejar esta información de forma confidencial.
b. Acomodos Razonables: Si un solicitante se identifica como veterano con discapacidad, el patrono debe explorar si un acomodo razonable es necesario. El patrono está obligado a proveer acomodo razonable a un candidato o empleado para que este pueda hacer las funciones esenciales del puesto, a menos que sea oneroso para el patrono.
c. Política de Igualdad de Oportunidades: La política de Igualdad de Oportunidades en el Empleo deberá incluirse en el Programa de Acción Afirmativa. Deberá recibir la aprobación y el apoyo del más alto ejecutivo de la organización.
d. Revisión periódica de los Requisitos Físicos y Mentales de los Puestos de Trabajo : Los requisitos de los puestos deben ser justos y razonables, se debe prestar justa consideración de los requisitos para los puestos y tenerlos en cuenta al considerar a los(as) veteranos(as) con discapacidad. Estos requisitos deben revisarse de forma periódica.
e.Política contra el Hostigamiento en el Empleo: El patrono deberá implementar políticas y procedimientos para garantizar la igualdad, proveer un ambiente de trabajo libre de hostigamiento contra los veteranos(as) protegidos(as).
f. Esfuerzos de Búsqueda y Reclutamiento de Veteranos(as) protegidos(as): El contratista o subcontratista federal, deberá anualmente realizar esfuerzos para buscar y reclutar trabajadores a veteranos(as) protegidos(as). El patrono deberá evaluarse o auditarse anualmente para asegurarse que estos esfuerzos están siendo efectivos.
g. Diseminar la Política de Igualdad de Oportunidades. El patrono deberá enviar por escrito una notificación a sus suplidores (vendors) o subcontratistas, para informarles acerca de la Política de Igualdad de Oportunidades e informarles de sus responsabilidades como suplidores/subcontratistas. Además, el patrono deberá enviar la política de Igualdad de Oportunidades en el Empleo a sus empleados, aspirantes a empleo y representantes u oficiales de la unión de trabajadores (si aplica), agencias de empleo, reclutadores externos y público en general.
h. Adiestramientos: Realizar adiestramientos anuales a los gerentes, supervisores y reclutadores, acerca de la política de igualdad y las responsabilidades de cumplimiento.
i. Establecimiento de "BENCHMARKS" para Veteranos(as) Protegidos(as): A partir del nuevo período de Acción Afirmativa luego del cambio en regulación, los patronos deberán establecer un "benchmark" para reclutar y emplear Veteranos protegidos. Este número se determinará para toda la fuerza de trabajadores(as) de la organización. El patrono puede escoger cómo calcular este número de Veteranos a reclutar utilizando uno de dos métodos provistos: Método de los 5 factores, o utilizando el por ciento nacional de veteranos. Esta información será publicada y actualizada periódicamente por la agencia reguladora.
j. Nuevo requisito de recolección de información (Data collection Requirement): El patrono deberá mantener registro de: número de solicitantes a empleo internos y externos, número de empleados y aspirantes a empleo que se identificaron como Veteranos, total de vacantes abiertas (requisiciones), total de vacantes llenadas (jobs filled), total de vacantes llenas utilizando personal interno (a través de promociones, transferencias, descensos, re-asignaciones, re-localizaciones, etc.), total de solicitantes reclutados (internos y externos), entre otros requisitos. Esta información deberá mantenerse por 3 años.
k. Nuevo cintillo en las órdenes de compra: Cada contratistas/ subcontratista deberá añadir a la orden de compra la siguiente frase (utilizando negrillas):
“Cada contratista debe cumplir con la cláusula 41 CFR 60-1.4 de Igualdad de Oportunidad en el Empleo, sección 202 de la Orden Ejecutiva 11246, según enmendada; y, las cláusulas 41 CFR 60-300.5(a) y 41 CFR 60-741.5(a) relacionadas con Acción Afirmativa para Mujeres, Minorías, Veteranos Protegidos y Personas con Discapacidades. Esta regulación prohíbe la discriminación contra los grupos protegidos mencionados y requiere Acción Afirmativa a los contratistas y subcontratistas federales para emplear y ascender en el empleo a los individuos protegidos calificados. Para más información contacte a la Oficina para el Cumplimiento de Contratos Federales del Departamento de Trabajo Federal (OFCCP).”
l. Eliminar abreviaturas del cintillo de los anuncios en el periódico: Cada publicación de vacantes externa deberá tener el cintillo de Igualdad de Oportunidades en el Empleo sin abreviar. Recomendamos el siguiente cintillo:
“Somos un patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo y tomamos acción afirmativa para reclutar a Mujeres, Minorías, Veteranos Protegidos y Personas con Impedimentos.”
(Este cintillo se utiliza para los patronos que deben cumplir con todos los Programas de Acción Afirmativa. Deberá utilizar el cintillo requerido de acuerdo a las obligaciones de cada patrono).
m. Rendir el Informe Vets-4212, en o antes del 30 de septiembre de todos los años.
Para más información Oprima Aquí. Este requisito no es nuevo, aunque hubo modificaciones.
Para más información acerca de las obligaciones de VEVRAA, visite la página de la agencia reguladora www.dol.gov/ofccp/
A continuación una lista de la información requerida para comenzar:
I. Plantilla (headcount) de todos los empleados activos a la fecha del corte de data (fecha seleccionada por el patrono). Esto es lo que yo llamo la “fotografía” de la empresa a una fecha determinada. Debe ser un documento en el programa Microsoft Excel (o equivalente) que contenga al menos la siguiente información: Nombre y apellido(s) de cada empleado activo (al día del corte de data), número del empleado, departamento, supervisor, título del puesto, género, raza, salario anual, clasificación del FLSA (exento o no exento) y grado salarial (si aplica). Se sugiere incluir la fecha de reclutamiento original, fecha del último ascenso, resultado de la última evaluación de desempeño y la clasificación como Veterano o Persona con Discapacidad/Impedimento.
II. Transacciones de personal: Es un listado de cada una de las transacciones ocurridas durante los pasados 365 días previos a la fecha del corte de la data. Incluye el listado de los solicitantes a empleo, listado de reclutados, ascensos, descensos, transferencias, terminaciones y adiestramientos de todo el año previo al corte de data. Para cada una de las transacciones debemos incluir al menos la siguiente información: Nombre y apellido del empleado/solicitante, género, raza, fecha de la transacción, título del puesto, departamento y clasificación del FLSA (exento o no exento).
III. Data estadística que provea la disponibilidad de mujeres y minorías distribuida por grupo ocupacional y género. Esta información generalmente es provista por un informe especial del Censo de los Estados Unidos o el Departamento del Trabajo. Se requiere utilizar la data más actualizada y precisa que esté disponible al momento del corte de la data. Es importante señalar que las estadísticas que agrupan a todos los estados de los Estados Unidos NO incluyen la data para Puerto Rico y las Islas Vírgenes. Es decir, NO se puede utilizar la data de Estados Unidos para los Programas de Acción Afirmativa de Puerto Rico y las Islas Vírgenes. Para estos territorios existe un documento especial provisto por el Censo (EEO TABULATION-Data for Puerto Rico) o se pueden utilizar informes del Departamento del Trabajo de la localidad. Contáctenos si necesita asistencia. Podríamos facilitarle los documentos gratuitamente por vía electrónica si los solicita.
IV. Listado y especificaciones de las Categorías Ocupacionales de la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo. Este documento está disponible en nuestra oficina. Contáctenos si necesita una copia, con mucho gusto se la haremos llegar.
Con esta información se procede a realizar los análisis estadísticos requeridos por ley.
12. ¿Qué tenemos que hacer para cumplir con los Programas de Acción Afirmativa de Mujeres y Minorías?
En nuestra oficina trabajamos los aspectos de cumplimiento en 10 pasos básicos. Estos son:
I. Realizar y mantener anualmente los Programas de Acción Afirmativa (AAP por sus siglas en inglés) conforme a la Orden Ejecutiva 11246.
II. Diseminar la política de Igualdad de Oportunidades en el Empleo y Acción Afirmativa a los empleados, subcontratistas, agencias de empleo y público en general.
III. Cada vez que exista un puesto vacante, publicar el anuncio en el Sistema de Prestación de Servicios de Empleo (Employment Service Delivery System) de la localidad del patrono Ver mapa: (https://circaworks.com/esds-map/) o notificar a las tres agencias obligatorias que son: El Departamento del Trabajo, Oficina de Administración de Veteranos y Departamento de Rehabilitación Vocacional de la localidad. A este requisito se le conoce como Mandatory Job Listing. En el caso de puestos vacantes que estén bajo meta del AAP, enviar notificación de vacante a otras entidades como: Oficina de colocaciones de universidades o institutos técnicos locales, oficinas de empleos gubernamentales y organizaciones sin fines de lucro.
IV. Monitoreo de las Metas y objetivos del AAP. Documentar todos los esfuerzos realizados y mantener esta evidencia disponible para inspección.
V. Realizar auditorías internas de cumplimiento. Recomendamos auditar periódicamente los siguientes aspectos:
a. Formas I-9 de Inmigración y uso del sistema E-Verify
b. Proceso y documentación de Acomodos Razonables conforme a la ley de Americanos con Discapacidades (ADA por sus siglas en Inglés)
c. Planta física conforme a las especificaciones de ADA
d. Cartas y Notificaciones: Diseminación interna de la política y notificaciones a las agencias obligatorias (Mandatory Job Listings)
e. Evaluar procesos de reclutamiento y selección: Ejemplo: Auditar las notas de entrevistas y asegurarse de cumplir con el proceso para el manejo de solicitudes en línea que exige la regulación, entre otros aspectos.
f. Evaluar documentación de licencias por maternidad.
g. Inspección de la sala de Lactancia, si es requerida.
h. Actualización de Descripciones de Puestos
i. Anuncios en los periódicos de distribución estatal o nacional. Todos los anuncios de reclutamiento deben tener la cláusula de la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo y Acción Afirmativa. “Patrono con Igualdad de Oportunidades para Mujeres, Minorías, Veteranos y Personas con Impedimentos”
j. Corroborar que está incluido el cintillo de la Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo en los contratos y órdenes de compra, solicitudes de empleo, sitios de la Internet, publicaciones internas, entre otros.
VI. Rendir la forma Vets-4212 y la Forma EEO-1 (EEO1 Report/Survey) en o antes del 30 de septiembre de todos los años.
NOTA Importante acerca del EEO-1 Survey o EEO-1 Report:
Las empresas en Puerto Rico y las Islas Vírgenes NO tienen que rendir este informe.
Para más información visite el Federal Contract Compliance Manual, sección del EEO-1 Report en el siguiente enlace:
www.dol.gov/agencies/ofccp/manual/fccm/4b-pre-desk-audit-actions/4b04-retrieval-eeo-1-reports
VII. Utilizar el sistema E-Verify si es requerido por el contrato federal.
VIII. Realizar un análisis de compensación por género anualmente.
IX. Realizar adiestramientos anuales dirigidos a la gerencia y mantener evidencia (minutas) de las reuniones. Entre los temas obligatorios se encuentran: Hostigamiento Sexual en el Empleo, Igualdad de Oportunidades en el Empleo y las Responsabilidades de los Gerentes con el Programa de Acción Afirmativa. En algunos estados o territorios incluye el Protocolo para el Manejo de Casos de Violencia Doméstica en el Empleo. Se recomienda adiestrar a los supervisores que realicen entrevistas a solicitantes para alertarlos acerca de las preguntas que están prohibidas en las entrevistas de empleo, el proceso de reclutamiento y la documentación requerida por ley.
X. Informar a la alta gerencia acerca de la implementación, progreso y metas del Programa de Acción Afirmativa. Las notificaciones deben hacerse por lo menos dos veces al año.
13. ¿Qué es la Orden Ejecutiva 13496?
El Departamento del Trabajo Federal publicó una Regla Final relacionada a la Notificación de los Derechos de los Empleados con respecto a la Ley Nacional de Relaciones del Trabajo. En ella se les exige a los contratistas federales publicar el afiche informativo que contiene una lista de los derechos y responsabilidades de los empleados con respecto a la Ley Nacional de Relaciones del Trabajo. Este requisito aplica a los patronos que firmaron o renovaron contratos federales con este requisito a partir del 10 de junio de 2010. Este aspecto de cumplimiento no es parte de los programas de acción afirmativa, sin embargo, las agencias reguladoras podrían auditar el cumplimiento de esta regla y los aspectos de cumplimiento de esta orden ejecutiva. Para más información Oprima Aquí.
Parte II
Sección 503 - Acta de Rehabilitación del 1973, según enmendada
Programa de Acción Afirmativa para Trabajadores con Discapacidad
1. ¿Qué empresas están sujetas a la Sección 503 del Acta de Rehabilitación?
La sección 503 del Acta de Rehabilitación le aplica a organizaciones que tienen contratos con el gobierno federal, o que suplen productos y/o servicios a contratistas federales por una cantidad de $10,000 o más en un período de 12 meses. Si la empresa tiene más de 50 empleados, le aplicaría además, el requisito de desarrollar (por escrito), mantener y actualizar anualmente un Programa de Acción Afirmativa para Personas con Discapacidad.
2. ¿Cuáles fueron los cambios a esta regulación, efectivos al 24 de marzo de 2014?
En primer término tenemos cambios en algunas definiciones. Ahora la definición de "Persona con Discapacidad o Impedimento" está atemperada a la misma definición de la Ley de Americanos con Discapacidad"
Los demás cambios fueron significativos. A continuación una lista de los más importantes requisitos de los Programas de Acción Afirmativa para Personas con Discapacidad:
a. Invitación Voluntaria para Personas con Discapacidad: Los patronos deberán invitar a los solicitantes y empleados(as) a identificarse como persona con discapacidad. Esta invitación debe hacerse a todos los solicitantes a empleo en el proceso de pre-oferta y luego de una oferta de empleo. Durante los primeros meses de la regulación, se deberá realizar una invitación a TODOS los empleados activos para que se identifiquen voluntariamente como Trabajadores con Discapacidad. Todos los años, el patrono deberá enviar un recordatorio a los empleados, para que se identifiquen como persona con discapacidad, si no lo han hecho anteriormente. Cada 5 años el patrono deberá repetir la invitación a todos los empleados. Se deberá utilizar la forma oficial aprobada por la Oficina de Manejo y Presupuesto Federal. El patrono deberá manejar esta información de forma confidencial.
b. Acomodos Razonables: Si un solicitante se identifica como persona con discapacidad, el patrono debe explorar si un acomodo razonable es necesario. El patrono está obligado a proveer acomodo razonable a un candidato o empleado para que este pueda hacer las funciones esenciales del puesto, a menos que sea oneroso para el patrono.
c. Política de Igualdad de Oportunidades: La política de Igualdad de Oportunidades en el Empleo deberá incluirse en el Programa de Acción Afirmativa. Deberá recibir la aprobación y el apoyo del más alto ejecutivo de la organización.
d. Revisión periódica de los Requisitos Físicos y Mentales de los Puestos de Trabajo : Los requisitos de los puestos deben ser justos y razonables, se debe prestar justa consideración de los requisitos para los puestos y tenerlos en cuenta al considerar a las personas con discapacidad. Estos requisitos deben revisarse de forma periódica.
e.Política contra el Hostigamiento en el Empleo: El patrono deberá implementar políticas y procedimientos para garantizar la igualdad, proveer un ambiente de trabajo libre de hostigamiento contra las personas con discapacidad.
f. Esfuerzos de Búsqueda y Reclutamiento de Trabajadores con Discapacidad: El contratista o subcontratista federal, deberá anualmente realizar esfuerzos para buscar y reclutar trabajadores con discapacidad. El patrono deberá evaluarse o auditarse anualmente para asegurarse que estos esfuerzos están siendo efectivos.
g. Diseminar la Política de Igualdad de Oportunidades. El patrono deberá enviar por escrito una notificación a sus suplidores (vendors) o subcontratistas, para informarles acerca de la Política de Igualdad de Oportunidades e informarles de sus responsabilidades como suplidores/subcontratistas. Además, el patrono deberá enviar la política de Igualdad de Oportunidades en el Empleo a sus empleados, aspirantes a empleo y representantes u oficiales de la unión de trabajadores (si aplica), agencias de empleo, reclutadores externos y público en general.
h. Adiestramientos: Realizar adiestramientos anuales a los gerentes, supervisores y reclutadores, acerca de la política de igualdad y las responsabilidades de cumplimiento.
i. Establecimiento de METAS para Trabajadores con Discapacidad: A partir del nuevo período de Acción Afirmativa luego del cambio en regulación, los patronos deberán establecer una meta de 7% de Trabajadores con Discapacidad en la fuerza trabajadora- en caso de tener menos de 100 empleados, ó 7% de Trabajadores con Discapacidad para cada grupo de trabajo ("job group" conforme a la Orden Ejecutiva 11246) para organizaciones de más de 100 empleados.
j. Nuevo requisito de recolección de información (Data collection Requirement): El patrono deberá mantener registro de: número de solicitantes a empleo internos y externos, número de empleados y aspirantes a empleo que se identificaron como Persona con Discapacidad utilizando la forma provista, total de vacantes abiertas (requisiciones), total de vacantes llenadas (jobs filled), total de vacantes llenas utilizando personal interno (a través de promociones, transferencias, descensos, re-asignaciones, re-localizaciones, etc.), total de solicitantes reclutados (internos y externos), entre otros requisitos. Esta información deberá mantenerse por 3 años.
k. Nuevo cintillo en las órdenes de compra: Cada contratistas/ subcontratista deberá añadir a la orden de compra la siguiente frase (utilizando negrillas):
“Cada contratista debe cumplir con la cláusula 41 CFR 60-1.4 de Igualdad de Oportunidad en el Empleo, sección 202 de la Orden Ejecutiva 11246, según enmendada; y, las cláusulas 41 CFR 60-300.5(a) y 41 CFR 60-741.5(a) relacionadas con Acción Afirmativa para Mujeres, Minorías, Veteranos Protegidos y Personas con Discapacidades. Esta regulación prohíbe la discriminación contra los grupos protegidos mencionados y requiere Acción Afirmativa a los contratistas y subcontratistas federales para emplear y ascender en el empleo a los individuos protegidos calificados. Para más información contacte a la Oficina para el Cumplimiento de Contratos Federales del Departamento de Trabajo Federal (OFCCP).”
l. Eliminar abreviaturas del cintillo de los anuncios en el periódico: Cada publicación de vacantes externa deberá tener el cintillo de Igualdad de Oportunidades en el Empleo sin abreviar. Recomendamos el siguiente cintillo:
“Somos un patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo y tomamos acción afirmativa para reclutar a Mujeres, Minorías, Veteranos Protegidos y Personas con Impedimentos.”
(Este cintillo se utiliza para los patronos que deben cumplir con todos los Programas de Acción Afirmativa. Deberá utilizar el cintillo requerido de acuerdo a las obligaciones de cada patrono).
Para más información acerca de las obligaciones de la Sección 503, visite la página de la agencia reguladora www.dol.gov/ofccp/
Parte III
VEVRAA- Vietnam Era Veteran's Readjustment Assistance Act of 1974
Programa de Acción Afirmativa para Veteranos Protegidos
1. ¿Qué empresas están sujetas al cumplimiento de VEVRAA?
Los cambios a la regulación VEVRAA le aplican a organizaciones que tienen contratos con el gobierno federal, o que suplen productos y/o servicios a contratistas federales por una cantidad de $100,000 o más en un período de 12 meses. Si la empresa tiene más de 50 empleados, le aplicaría además, el requisito de desarrollar (por escrito), mantener y actualizar anualmente un Programa de Acción Afirmativa para Veteranos Protegidos.
2. ¿Cuáles fueron los cambios a esta regulación, efectivos al 24 de marzo de 2014?
En primer término tenemos cambios en algunas definiciones. Ahora podemos agrupar a todos los veteranos protegidos bajo VEVRAA utilizando el término "Veteranos Protegidos". Los veteranos protegidos son:
· Un "veterano discapacitado" es uno de los siguientes: un veterano de las fuerzas terrestres, navales o aéreas del servicio militar de los EE.UU. que tenga derecho a una indemnización (o quién, exceptuando si recibe pago de retiro militar, tendría derecho a una compensación), bajo las leyes administradas por el Secretario de Asuntos del Veterano; o una persona que fue dado de baja del servicio activo debido a una discapacidad relacionada con este servicio.
· Un "veterano recientemente separado" significa cualquier veterano durante el período de tres años, comenzando a partir de la fecha en que dicho veterano fue dado de baja o licenciado del servicio activo terrestre, naval o aéreo del servicio militar de los EE.UU.
· Un "veterano en servicio activo durante tiempos de guerra o con insignia de campaña" significa un veterano que haya estado en el servicio activo terrestre, naval o aéreo del servicio militar de los EE.UU., durante una guerra o en una campaña o expedición para la cual una insignia de campaña (“campaign badge”) haya sido autorizada bajo a las leyes administradas por el Departamento de Defensa.
· Un "veterano de las Fuerzas Armadas con medallas de servicio", significa un veterano que, mientras se encontraba en el servicio activo terrestre, naval o aéreo del servicio militar de los EE.UU, participó en una operación militar de los Estados Unidos en la cual le fue otorgado una medalla de servicio de las Fuerzas Armadas, en conformidad con la Orden Ejecutiva 12985.
Los demás cambios fueron significativos. A continuación una lista de los más importantes requisitos de los Programas de Acción Afirmativa para Veteranos Protegidos.
a. Invitación Voluntaria para Veteranos Protegidos: Los patronos deberán invitar a los solicitantes y empleados(as) a identificarse como "veterano protegido". Esta invitación debe hacerse a todos los solicitantes a empleo en el proceso de pre-oferta y luego de una oferta de empleo. Durante los primeros meses de la regulación, se deberá realizar una invitación a TODOS los empleados activos para que se identifiquen voluntariamente como Veteranos o Veteranas. Todos los años, el patrono deberá enviar un recordatorio a los empleados, para que se identifiquen como veterano(a) protegido(a), si no lo han hecho anteriormente. Cada 5 años el patrono deberá repetir la invitación a todos los empleados. Se deberá utilizar la forma oficial provista en uno de los anejos de la nueva regulación. El patrono deberá manejar esta información de forma confidencial.
b. Acomodos Razonables: Si un solicitante se identifica como veterano con discapacidad, el patrono debe explorar si un acomodo razonable es necesario. El patrono está obligado a proveer acomodo razonable a un candidato o empleado para que este pueda hacer las funciones esenciales del puesto, a menos que sea oneroso para el patrono.
c. Política de Igualdad de Oportunidades: La política de Igualdad de Oportunidades en el Empleo deberá incluirse en el Programa de Acción Afirmativa. Deberá recibir la aprobación y el apoyo del más alto ejecutivo de la organización.
d. Revisión periódica de los Requisitos Físicos y Mentales de los Puestos de Trabajo : Los requisitos de los puestos deben ser justos y razonables, se debe prestar justa consideración de los requisitos para los puestos y tenerlos en cuenta al considerar a los(as) veteranos(as) con discapacidad. Estos requisitos deben revisarse de forma periódica.
e.Política contra el Hostigamiento en el Empleo: El patrono deberá implementar políticas y procedimientos para garantizar la igualdad, proveer un ambiente de trabajo libre de hostigamiento contra los veteranos(as) protegidos(as).
f. Esfuerzos de Búsqueda y Reclutamiento de Veteranos(as) protegidos(as): El contratista o subcontratista federal, deberá anualmente realizar esfuerzos para buscar y reclutar trabajadores a veteranos(as) protegidos(as). El patrono deberá evaluarse o auditarse anualmente para asegurarse que estos esfuerzos están siendo efectivos.
g. Diseminar la Política de Igualdad de Oportunidades. El patrono deberá enviar por escrito una notificación a sus suplidores (vendors) o subcontratistas, para informarles acerca de la Política de Igualdad de Oportunidades e informarles de sus responsabilidades como suplidores/subcontratistas. Además, el patrono deberá enviar la política de Igualdad de Oportunidades en el Empleo a sus empleados, aspirantes a empleo y representantes u oficiales de la unión de trabajadores (si aplica), agencias de empleo, reclutadores externos y público en general.
h. Adiestramientos: Realizar adiestramientos anuales a los gerentes, supervisores y reclutadores, acerca de la política de igualdad y las responsabilidades de cumplimiento.
i. Establecimiento de "BENCHMARKS" para Veteranos(as) Protegidos(as): A partir del nuevo período de Acción Afirmativa luego del cambio en regulación, los patronos deberán establecer un "benchmark" para reclutar y emplear Veteranos protegidos. Este número se determinará para toda la fuerza de trabajadores(as) de la organización. El patrono puede escoger cómo calcular este número de Veteranos a reclutar utilizando uno de dos métodos provistos: Método de los 5 factores, o utilizando el por ciento nacional de veteranos. Esta información será publicada y actualizada periódicamente por la agencia reguladora.
j. Nuevo requisito de recolección de información (Data collection Requirement): El patrono deberá mantener registro de: número de solicitantes a empleo internos y externos, número de empleados y aspirantes a empleo que se identificaron como Veteranos, total de vacantes abiertas (requisiciones), total de vacantes llenadas (jobs filled), total de vacantes llenas utilizando personal interno (a través de promociones, transferencias, descensos, re-asignaciones, re-localizaciones, etc.), total de solicitantes reclutados (internos y externos), entre otros requisitos. Esta información deberá mantenerse por 3 años.
k. Nuevo cintillo en las órdenes de compra: Cada contratistas/ subcontratista deberá añadir a la orden de compra la siguiente frase (utilizando negrillas):
“Cada contratista debe cumplir con la cláusula 41 CFR 60-1.4 de Igualdad de Oportunidad en el Empleo, sección 202 de la Orden Ejecutiva 11246, según enmendada; y, las cláusulas 41 CFR 60-300.5(a) y 41 CFR 60-741.5(a) relacionadas con Acción Afirmativa para Mujeres, Minorías, Veteranos Protegidos y Personas con Discapacidades. Esta regulación prohíbe la discriminación contra los grupos protegidos mencionados y requiere Acción Afirmativa a los contratistas y subcontratistas federales para emplear y ascender en el empleo a los individuos protegidos calificados. Para más información contacte a la Oficina para el Cumplimiento de Contratos Federales del Departamento de Trabajo Federal (OFCCP).”
l. Eliminar abreviaturas del cintillo de los anuncios en el periódico: Cada publicación de vacantes externa deberá tener el cintillo de Igualdad de Oportunidades en el Empleo sin abreviar. Recomendamos el siguiente cintillo:
“Somos un patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo y tomamos acción afirmativa para reclutar a Mujeres, Minorías, Veteranos Protegidos y Personas con Impedimentos.”
(Este cintillo se utiliza para los patronos que deben cumplir con todos los Programas de Acción Afirmativa. Deberá utilizar el cintillo requerido de acuerdo a las obligaciones de cada patrono).
m. Rendir el Informe Vets-4212, en o antes del 30 de septiembre de todos los años.
Para más información Oprima Aquí. Este requisito no es nuevo, aunque hubo modificaciones.
Para más información acerca de las obligaciones de VEVRAA, visite la página de la agencia reguladora www.dol.gov/ofccp/
NUEVOS REQUISITOS PARA CONTRATISTAS FEDERALES Y SUBCONTRATISTAS 2022
Contratistas y Subcontratistas Federales de Suministro y Servicio:
Efectivo Marzo de 2022, todos los contratistas federales y subcontratistas de suministro y servicio deben registrarse y certificar anualmente los Programas de Acción Afirmativa en el nuevo Portal de Contratistas de la OFCCP.
Acceda al nuevo portal de contratistas de suministro y servicios en el siguiente enlace:
www.dol.gov/agencies/ofccp/contractorportal
Contratistas y Subcontratistas Federales de la Industria de la Construcción:
Efectivo Agosto 2022, todos los contratistas federales y subcontratistas de la Industria de la Construcción, deben registarse en el Portal de Contratistas de Construcción de la OFCCP y notificar en el portal todos los contratos y subcontratos nuevos, dentro de los primeros diez días de haber firmado cada contrato.
Acceda al nuevo portal de Contratistas de Construcción en el siguiente enlace:
https://www.dol.gov/agencies/ofccp/ncap
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Última actualización de esta página: el 3 de marzo de 2023
La autora es Presidenta de Affirmative Consulting Group y está certificada por la Asociación Americana para el Acceso, Equidad y Diversidad (Más Información). La pasada sección pretende orientarle de manera general y NO pretende sustituír la asesoría legal. Para información pertinente acerca de cumplimiento y aplicabilidad, consulte con su abogado laboral o asesor legal o llámenos al 1(855) 717-8989 para una orientación gratuita. Para información adicional en inglés, visite la página oficial de la OFCCP: www.dol.gov/ofccp/
Relevo de Responsabilidad
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